04 April 2010

Analisis Keperluan Latihan (TNA)

Sekadar berkongsi sedikit dari faizalfazri.blogspot.com.

Kali ini saya berhasrat berkongsi mengenai Analisis Keperluan Latihan (TNA) pula.. Entahlah, hasil dari pemerhatian selama ini saya dapati tidak ramai organisasi yang melaksanakan Analisis Keperluan Latihan (TNA) bagi membangunkan sumber manusia mereka. Perancangan pembangunan organisasi ini kebanyakannya hanyalah berdasarkan rasa dan perasaan, serta mungkin pendapat yang masih belum terbukti berhubung sesuatu isu permasalahan, dan sebagai jalan pintas, kursus dan latihan dianjurkan bagi mengatasi masalah! Mudahnya wang dibelanjakan begitu sahaja..

Kesnya mungkin begini, sebuah organisasi itu mempunyai masalah hubungan di antara kakitangan yang kurang akrab. Kakitangan sering bergaduh sesama sendiri, bermusuhan, panas baran dan kadangkala hampir juga berlaku kejadian pukul memukul di tempat kerja. Pengurusnya memerhatikan perkara ini, berasa risau dan akhirnya, beliau memutuskan untuk menganjurkan Kursus Pengukuhan Pasukan atau teambuilding sebagai percubaan bagi menyelesaikan masalah.

Alhamdulillah, apabila kursus berjalan di sebuah hotel nampaknya semua kakitangan memberi tindakbalas yang amat memberangsangkan. Semuanya melibatkan diri secara positif, dan pengurus berkenaan amat gembira. Tidak sia-sia sejumlah wang yang besar dibelanjakan kepada konsultan ternama bagi menganjurkan kursus berkenaan. Namun kegembiraan beliau tidak lama, apabila kembali ke tempat kerja, keadaan kakitangan nampaknya telah kembali menjadi seperti sediakala...

Akhirnya, beliau sekali lagi mendapatkan khidmat konsultan luar, cuma kali ini sedikit berbeza di mana konsultan kali ini mencadangkan agar Analisis Keperluan Latihan (TNA) dijalankan terlebih dahulu. Memandangkan keadaan agak serius, pengurus berkenaan dicadangkan agar melaksanakan TNA pada peringkat individu (agak melecehkan tetapi amat berkesan) dengan kaedah penilaian daripada penyelia dan juga subjek individu itu sendiri (self-assessment) dan keputusannya amatlah memeranjatkan....

98% daripada penilaian diri subjek individu melaporkan bahawa mereka mempunyai minat, pengetahuan dan kemahiran yang tinggi, tetapi mempunyai masalah mengawal sikap kerana wujud tekanan dari persekitaran, dan ianya berkaitan dengan ruang pejabat yang sempit, perkakasan pejabat yang tidak mencukupi menyebabkan pekerja perlu berkongsi serta penyelenggaraan pejabat yang amat teruk dan tidak selesa dalam menjalankan pekerjaan seharian mereka. Barulah pengurus ini menyedari bahawa permasalahan organisasi beliau bukanlah isu yang berkaitan dengan latihan, tetapi lebih kepada isu logistik di pejabat beliau.

Ia boleh diselesaikan dengan cara menambahbaik persekitaran pejabat, dan latihan maksima pun mungkin tidak akan membawa kesan jika keadaan persekitaran tidak diperbaiki, kecualilah kakitangannya dibrain-wash, dan disetkan agar sedia menerima apa jua keadaan dengan tenang dan redha (seperti anggota tentera). Barulah timbul perasaan sesal kerana telah membelanjakan sejumlah wang tanpa ada penyelesaian sebenar kepada permsalahan beliau.

Disinilah sebenarnya TNA memainkan peranan dalam memberikan gambaran sebenar mengenai sesuatu isu dan permasalahan. Kita boleh mengenalpasti 'penyakit' sebenar dan terus memberi ubat yang benar-benar spesifik dalam menyembuhkan penyakit berkenaan. Lain pejabat, lain masalah, dan sudah pasti lain ubatnya..

TNA juga boleh dijadikan asas sebagai pembangunan modul latihan. Sebagai contoh, jika kita menghadapi sakit kepala, TNA umpama x-ray dan mesin cyclotron yang akan terus mengimbas apakah punca sebenar sakit kepala yang dirasai. Tanpa TNA, ia umpama pesakit ketumbuhan otak yang diberikan panadol bagi mengurangkan kesakitan tanpa menyembuhkan punca penyakit yang sebenar.

Sebagai contoh, sebuah pejabat mempunyai masalah dalam proses pelupusan fail dan pengendalian dokumen terperingkat (mendaftar dokumen terperingkat di dalam buku daftar rahsia). TNA tidak dijalankan dan bagi menyelesaikan masalah, konsultan dalam bidang pengurusan fail dipanggil bagi membantu. Latihan pun dijalankan selama 4 hari, tetapi nampaknya selepas latihan dijalankan ia seolah-olah kurang berkesan, mengapa ya?

Ia berpunca dari kecuaian pentadbir latihan yang tidak mengenalpasti keperluan sebenar latihan dan seterusnya menyebabkan beliau gagal membangunkan objektif modul latihan yang benar-benar tepat dan bersesuaian dengan kakitangan beliau. Konsultan yang berkenaan telah melatih pelatihnya dalam kesemua aspek pengurusan fail, termasuklah perkara yang sedia diketahui dan dikuasai, dan gagal memberi penekanan kepada aspek-aspek yang menjadi kelemahan pelatihnya. Sepatutnya, hanya topik pelupusan fail dan pengendalian dokumen terperingkat diberi penekanan dan latihtubi tetapi apa yang berlaku adalah sebaliknya.

Konsultan tidak boleh disalahkan dalam hal ini, kerana beliau tidak diberitahu apakah fokus utama latihan, dan hanya dimaklumkan perlu memberi latihan dalam "pengurusan fail" sahaja. Topik yang cukup umum, mengelirukan dan menyebabkan kerugian dari segi masa dan kos. Jika konsultan diberi objektif sebelum latihan dijalankan (objektif latihan boleh dibangunkan selepas TNA dilaksanakan), sudah pasti tempoh latihan dapat dipendekkan dari 4 hari kepada 2 hari sahaja, dan penekanan khas diberikan kepada topik pelupusan dan pengendalian dokumen terperingkat.

Membazir, kan?

Asasnya, TNA boleh dibahagikan kepada tiga, iaitu Analisis Peringkat Individu, Analisis Peringkat Jawatan dan Analisis Peringkat Organisasi. Kesemuanya mempunyai asas kriteria penilaian yang berbeza, helaian penilaian (assessment sheet) yang berbeza, kaedah penilaian yang berbeza tetapi akan memberi hasil laporan yang sama, iaitu sebarang kelemahan pada pengetahuan, kemahiran dan sikap subjek yang dikaji.

Saya pernah membantu sebuah agensi kerajaan dalam membangunkan analisis keperluan latihannya, semuanya dijalankan secara percuma atas dasar kepuasan diri dan ya, saya berjaya membantu jabatan berkenaan berjimat cermat kerana dengar-dengarnya, hasil dari kajian pasaran (quotation request) jika TNA dijalankan oleh konsultan luar, kosnya mencecah ratusan ribu ringgit malaysia.. alhamdulillah, ada juga sumbangan saya kepada rakyat dan negara.

TNA adalah suatu ilmu yang mudah, ringkas dan pelbagai. Pelbagai bermaksud ia boleh wujud dalam pelbagai bentuk, dan saya paling suka melaksanakan TNA berasaskan kompetensi kerana ia benar-benar menilai tahap penguasaan kemahiran, pengetahuan dan sikap kerja seseorang dalam menjalankan tugas seharian. Selain itu, ia lebih jelas dan amat praktikal untuk dilaksanakan dan banyak membantu pengendali TNA dalam membangunkan modul latihan yang bersesuaian (jika masalah yang berlaku adalah merupakan isu latihan, dan latihan benar-benar diperlukan).

16 comments:

ismail haji attan said...

AS SALLAM,
BOLEH TAK SAUDARA BERIKAN CONTOH TNA YG PERNAH SAUDARA JALANKAN UNTUK RUJUKAN TUGASAN SAYA.
JIKA TIDAK KEBERATAN SAYA UCAPKAN RIBUAN TERIMA KASIH.SAYA JUGA AMAT BERMINAT TOPIK TNA DLM PGRSN LATIHAN ORGANISASI.

WASSALLAM

Faizal Fazri Othman said...

Boleh tuan,

Pertamanya, saya amat menggemari competency based TNA, dan kita tahu ada 3 jenis peringkat dalam menjalankan TNA. Sudah pasti, sebelum analisis dijalankan, tuan perlu membangunkan kompetensi terlebih dahulu.

Jadi, asas bagi pembangunan dan pembentukan kompetensi untuk dinilai adalah bergantung kepada jenis TNA berkenaan. Sebagai contoh, bagi TNA peringkat individu, tuan perlu mengenalpasti kompetensi yang diperlukan daripada senarai tugas individu.

Contoh Senarai Tugas :

1. Bertindak sebagai ketua bagi unit X.

Maka, kompetensi yang boleh diekstrak dari tugas berkenaan ialah :

a.Motivasi dan kepimpinan ke atas pasukan termasuklah kakitangan seliaan.
b.Kemahiran berkomunikasi, menyoal dan mendengar, membina kepercayaan, empati dan kesefahaman pasukan bersama kakitangan seliaan.
c. Mengenalpasti kerja dan memberi arahan, membuat pembahagian tugas dan penurunan kuasa, mengukur pelaksanaan kerja, menyemak dan mengemaskini status kerja serta mengurus berdasarkan objektif (management by objective)
d. Mengendalikan kaunseling, mengurus konflik, mengawal disiplin, membantu dan membolehkan kakitangan seliaan menghadapi cabaran.
e. Melatih dan membimbing orang lain, mengenalpasti keperluan latihan.
f. Merancang dan melaksana mesyuarat, termasuklah pengesanan tindakan yang efektif.
g. Perancangan dan pelaksanaan objektif serta sasaran kerja tahunan, untuk diri sendiri dan kakitangan seliaan.
h. Mengurus perhubungan, antara-jabatan/unit, rakan sejawat, pengurusan atasan, kakitangan seliaan, kemahiran mendapatkan kelulusan bagi aktiviti/projek, kemahiran melakukan perubahan.
Dan lain-lain....

Semua kompetensi ini perlu disusun secara teratur dalam satu helaian. Sebelum analisis dijalankan, tuan perlu mewujudkan standard minimum yang perlu dicapai bagi setiap kompetensi dengan menggunakan suatu skala. Biasanya saya suka menggunakan skala 1-5, 1=amat lemah, 2=lemah, 3=sederhana, 4=baik dan 5=sangat baik.

Katakanlah, setiap kompetensi a.-g. di atas skala mim=nimumnya adalah 3 setiap satu, maka tuan perlu membuat penilaian ke atas kompetensi itu berdasarkan setiap individu. Jika skala min=3 dan penilaian kompetensi yang diberi adalah 4, ini menunjukkan pegawai menguasai kompetensi berkenaan melebihi tahap min yang diperlukan. Jika penilaian yang diberi ke atas suatu kompetensi seseorang itu berada di tahap 1, maka ia jauh di bawah tahap min iaitu 3, maka, ini membuktikan ADA kelemahan pada pegawai yang dikaji, dan mungkin latihan adalah diperlukan.

gegirl said...

tuan, saya amat berminat dengan tna yang tuan telah pelajari dan aplikasi kan di jabatan, boleh tak saya mendapatkan sumber rujukan bagi membangunkan tna di jabatan saya? kerana jabatan saya masih baru dan sangat perlukan tna bagi mengenalpasti kursus yang diperlukan oleh setiap kakitangan.

Anonymous said...

salam,

saya fazilah ingin bertanya, bagaimana ingin menyertai kursus tna ini?

Faizal Fazri Othman said...

Salam Semua, maafkan saya kerana tak dapat membalas segera emel tuan/puan.

Gegirl: Ada banyak jenis TNA yang ada, ada banyak kaedah. Paling mudah sekali, paling ringkas (tapi kurang tepat dan terperinci) adalah dengan menganalisis senarai Kursus Yang Diperlukan oleh PYD di dalam borang LNPT pada setiap tahun, untuk dijadikan asas perancangan tahun hadapan. Tapi, output kurang tepat kerana kadang-kadang ada PYD yang menyenaraikan kursus yang diperlukan itu secara sesuka hati sahaja.

Puan Fazilah: Puan boleh memohon kursus ini di laman web INTAN di www.intanbk.intan.my (jika puan adalah penjawat awam) atau puan boleh dapatkan kursus ini dari mana-mana syarikat konsultan berdaftar (jika puan kakitangan swasta).

emydaily said...

TNA!! tepat sangat2 dengan topic esignmnt sy...

Anonymous said...

salam...bagaimana pula dengan perkara yang perlu diberi perhatian dalam analisis keperluan tugas???

Faizal Fazri Othman said...

Salam tuan/puan..

Analisis TNA ni ada banyak level, bergantung pada kita.. level organisasi ke, level jawatan/kumpulan ke, atau level individu yang lebih detail dan lebih fokus pada keperluan individu sendiri. tepuk dada, tanya selera.....

Banyak jabatan kerajaan yang buat TNA yang saya kira sangat umum, saya pun tak nampak apakah fokus kajian TNA berkenaan. Kajiannya nampak menyeluruh, tetapi tidak spesifik dan saya pasti bagaimana mereka mentafsir TNA berkenaan, dan seterusnya merangka strategi latihan jabatan. Kena menuntut lagi tu nampaknya..

Anonymous said...

assalamualiakum,
saya ingin mohon bantuan dari tuan contoh soalan analisis yg diberi untuk dijadikan panduan keperluan kursus sesorang kakitangan. memandangkan sy adlah seorang pegawai laihan staf di sebuah institusi pengajian tinggi sy ingin tahu perkara yg perlu diuatamakan dlm memenuhi keperluan kursus seseorang individu/ketua unit. saya harap tuan dapat membantu saya. terima kasih.

Faizal said...

Dalam memenuhi keperluan latihan, tuan perlu kenalpasti kompetensi dulu... Apa kompetensi yang lemah/kurang dan apa kompetensi yang sudah sedia baik. Dari sini timbulnya keperluan latihan.. Selain itu, kena ambil kira juga future needs berdasarkan teknologi, dasar kerajaan, situasi ekonomi dan politik, dsb dalam membangun dan melatih pegawai. Susun strategi, yang mana mahu di dahulukan, selaraskan sumber terhad (peruntukan, staff, peralatan) yang kita ada ke tahap optimum.....

Gee said...

Terima kasih atas perkongsian ilmu ini.

Mr. J said...

Assalamualaikum.. Tuan.

Saya begitu tertarik blog tuan yang membincangkan TNA. Ada maklumat berguna yang memberikan idea kepada saya.

norzanah termiji said...

Salam En Faizal, saya sedang dalam proses untuk membuat competency untuk semua jawatan. Boleh saya lihat jika ada sample.

Cikgu Musi said...

bagaimana pula dengan conoth laporan TNA ini

sha dija said...

Assalamualaikum,, saudara saya amat meminati penulisan dan penerangan saudara,, tetapi bole tak saudara bantu sya menerangkan lebih lanjut mngenai konsep asas tna ini dan amalan2 semasa kajian kes sebelum memberi penyelesaian dan cadangan untuk memperbaiki situasi,, tksih,,,i

Faizal said...

Maaf... tak sempat nak balas semua. Emel sy ya