Membuat Keputusan Berkesan

Salam semua. Setelah lama menyepi, nampaknya baru ada kelapangan nak menyambung semula blog yang dah lama 'ditinggalkan' ni.. kerja banyak dan tu semua tanggungjawab yang perlu didahulukan.

Mengenai tajuk "Membuat Keputusan Berkesan" ni, saya percaya ramai dan sememangnya amat ramai di kalangan kita yang membuat keputusan dalam kehidupan seharian, sama ada bagi tujuan peribadi (membeli-belah, merancang kewangan keluarga, merancang pelaburan dan sebagainya atau bagi tujuan rasmi yang melibatkan tugas sebagai penjawat awam (merancang kursus, memilih kontraktor, menentukan tugas kakitangan, menilai prestasi dan sebagainya).

Kita sebagai pegawai awam juga kebanyakannya mempunyai kelayakan akademik seperti diploma, ijazah sarjanamuda, sarjana dan mungkin peringkat kedoktoran. Apa yang menjadi persoalan adalah,meskipun kita mempunyai kelayakan akademik yang 'hebat', meskipun kita mempunyai pengalaman yang luas, adakah kita benar-benar membuat keputusan yang berkesan?

Tidak hairanlah jika kita ada kes 'kesilapan' yang melibatkan penjawat awam (boleh rujuk kursus-kursus yang dianjurkan Institut Integriti Malaysia) di mana pegawai meluluskan pembinaan hentian bas, tetapi jalan berkenaan bukanlah merupakan laluan bas. Pelik bukan? Tetapi inilah kenyataan apabila keputusan tidak dibuat dengan sebaik-baiknya.

Sebenarnya ramai di kalangan kita yang tidak benar-benar terdedah dengan kaedah membuat keputusan berkesan. Berbeza dengan penduduk di negara maju, teknik membuat keputusan berkesan telah diajar kepada penduduk mereka sejak di peringkat remaja lagi. Malah, dalam sesetengah kes yang kecil pun mereka sudah mempraktikkan kaedah menganalisis dan menggunakan pendekatan saintifik untuk membantu mereka menyelesai masalah dan membuat keputusan.Berbeza dengan kita yang biasanya membuat keputusan mengikut hati dan perasaan, ikut hati, mati, ikut rasa, binasa..

Sesetengahnya pula mungkin mengambil pendekatan 'musyawarah' atau bermesyuarat dalam membuat keputusan, dan sebenarnya mungkin ada sesetengah keputusan yang dibuat berkenaan sesuatu isu hanya perlu diputuskan oleh seorang pegawai sahaja. Apa guna bermesyuarat dengan seramai mungkin individu, tetapi cara memutusnya masih hanya menggunakan akal, hati dan perasaan semata-mata? Lebih baik ia diputuskan oleh seorang dua pegawai sahaja, tetapi pendekatannya adalah secara saintifik berdasarkan petunjuk-petunjuk kualitatif dan kuantitatif.

Asasnya, kita perlu tahu bagaimana hendak membuat keputusan, sama ada berseorangan, melibatkan beberapa orang sahaja ataupun melibatkan seramai yang mungkin individu berkaitan. Kita tidak mahu membazirkan masa kita yang dibayar gaji dengan wang rakyat dengan bermesyuarat semata-mata, atau membuat keputusan autokratik berdasarkan kehendak diri kita sahaja. Bolehlah kita menggunakan pendekatan model Vroom-Yetton-Jago dalam menentukan bagaimana keputusan dibuat, sama ada secara individu, dalam kumpulan kecil atau dalam kumpulan besar.

Setelah mengetahui bagaimana keputusan akan di buat, barulah kita mula menjalankan tindakan bagi mengenali, memahami, dan menyelesai sebarang isu yang timbul. Banyak kaedah yang boleh digunakan dan saya menyenaraikan analisis-analisis berkenaan untuk pengetahuan kita bersama.

1. Analisis Stakeholder (Mengenalpasti stakeholder bagi membolehkan keputusan di buat dengan sokongan tanpa ada tentangan)
2. Teknik Stepladder (Membolehkan semua pendapat diluahkan tanpa ada halangan dalaman seperti malu, segan, takut dan sebagainya)
3.Teknik 5 Why's (Digunakan oleh Ford Motors dalam memahami sesuatu isu dengan sebenar-benar pemahaman)
4. Kaedah brainstorming dan reverse brainstorming (membangunkan alternatif dan idea yang mungkin, tanpa mengira ia logik atau tidak, boleh diaplikasi ataupun tidak)
5. Teknik Charrette (membangun dan mengumpul alternatif dan idea yang mungkin)
6. Teknik Reframing Matrix (melihat alternatif dan idea dari perspektif yang berbeza)
7. Teknik Fan Concept (melihat alternatif dan idea dari perspektif yang berbeza)
8. Teknik Appreciative Inquiry (melihat alternatif dan idea dari perspektif yang berbeza)
9. Teknik Affinity Diagram (mengurus dan menyusun semula idea mentah agar lebih difahami dan sistematik, sebelum keputusan di buat)
10. Teknik Analisis Risiko (melakukan penilaian risiko ke atas alternatif/idea)
11. Teknik 6 Thinking Hats (melakukan kajian implikasi dari pelbagai sudut)
12. Analisis Impak (melakukan kajian implikasi dari pelbagai sudut)
13. Teknik Starbursting (membangunkan persoalan-persoalan ke atas alternatif dan idea bagi membantu membuat keputusan)
14. Teknik Force Field Analysis (menilai kelebihan dan kekurangan aalternatif dan idea yang diperolehi)
15. Teknik SWOT Analysis (menilai kelebihan dan kekurangan aalternatif dan idea yang diperolehi)
16. Teknik Plus-Minus Interesting (menilai kelebihan dan kekurangan alternatif dan idea yang diperolehi)
16. Teknik Analisis Kos vs Keuntungan (memilih dan membuat keputusan)
17. Teknik Grid Analysis (memilih dan membuat keputusan)
18. Teknik Paired Comparison Analysis (memilih dan membuat keputusan)
19. Teknik Decision Trees (memilih dan membuat keputusan)
20. Teknik Blindspot Analysis (menyemak semula keputusan yang dibuat bagi mengelakkan sebarang kesilapan, kecuaian atau kejadian 'terlepas pandang')

Sewaktu sesi perkongsian ilmu antara saya dan kakitangan sebuah universiti di Pantai Timur Malaysia, mereka memaklumkan sesetengah daripada 20 teknik di atas telah sedia mereka ketahui, terutamanya bagi analisis ringkas seperti SWOT, Brainstorming dan sebagainya. Tetapi apabila saya bercerita mengenai model Vroom-Yetton-Jago, tidak ramai yang mengetahuinya, dan mereka mengakui model berkenaan benar-benar membantu mereka dalam memulakan proses membuat keputusan. Dalam teknik membuat keputusan pula, teknik seperti Reframing Matrix, reverse brainstorming, paired comparison analysis dan blindspot analysis benar-benar banyak membantu mereka untuk memahami dan menganalisis masalah sebelum membuat keputusan.

Dan banyak lagi... insya allah bersambung lagi jika ada masa. Hehe